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干貨 | 客戶要來(lái)驗(yàn)廠了，怎么辦？

2017/05/05| 閱讀次數(shù)：254

外貿(mào)驗(yàn)廠三種類型

外貿(mào)驗(yàn)廠大致分兩種：質(zhì)量驗(yàn)廠和人權(quán)驗(yàn)廠。"911事件"之后出現(xiàn)了反恐驗(yàn)廠，當(dāng)然這個(gè)數(shù)量相對(duì)比較少。驗(yàn)廠過(guò)程復(fù)雜，涉及面廣，稍有差錯(cuò)便前功盡棄。

質(zhì)量驗(yàn)廠

通過(guò)對(duì)工廠整體的評(píng)估來(lái)判定一家工廠質(zhì)量控制的能力。國(guó)外買家意識(shí)到測(cè)試和驗(yàn)貨是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須了解整個(gè)工廠的情況，并確保工廠有一套行之有效的體系和硬件，才能確保生產(chǎn)出高質(zhì)量的產(chǎn)品。

人權(quán)驗(yàn)廠

即社會(huì)責(zé)任審核，要求供貨商依照企業(yè)行為準(zhǔn)則執(zhí)行。人權(quán)驗(yàn)廠又分為企業(yè)社會(huì)責(zé)任規(guī)范認(rèn)證和客戶方標(biāo)準(zhǔn)審核。人權(quán)驗(yàn)廠源自兩個(gè)原因，一是國(guó)外人權(quán)運(yùn)動(dòng)的興起和大量非政府組織的參與，二是國(guó)外的買家也逐漸意識(shí)到，一家合格供應(yīng)商不僅僅要能生產(chǎn)出質(zhì)量好的產(chǎn)品，還必須有一套合理的做法來(lái)確保生產(chǎn)的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

反恐驗(yàn)廠

出現(xiàn)在"911事件"之后，美國(guó)政府要求所有出口到美國(guó)的工廠必須通過(guò)反恐驗(yàn)廠，主要是要求工廠在反恐上加大投入，比如加高圍墻、安裝攝像頭、加強(qiáng)對(duì)入職員工的背景調(diào)查等等。

外貿(mào)客戶驗(yàn)廠流程是怎樣的

驗(yàn)廠流程一般包括首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)檢查、文件審核、工人面談以及管理者代表面談、末次會(huì)議六個(gè)環(huán)節(jié)。那么在每一個(gè)驗(yàn)廠流程環(huán)節(jié)需要注意哪些內(nèi)容呢？每一個(gè)驗(yàn)廠流程環(huán)節(jié)中會(huì)涉及哪些部門(mén)的人員呢？

一、驗(yàn)廠流程之首次會(huì)議要點(diǎn)

審核員進(jìn)入工廠后，首先要召開(kāi)一次簡(jiǎn)短的會(huì)議。首次會(huì)議需要工廠廠長(zhǎng)以及負(fù)責(zé)生產(chǎn)、人事、工資和安全方面的主管和經(jīng)理參加，如果有可能還會(huì)邀請(qǐng)工會(huì)代表參加。首次會(huì)議的目的在于了解工廠的基本情況，例如廠房、倉(cāng)庫(kù)和宿舍的分布情況，介紹驗(yàn)廠的目的、方法和時(shí)間安排，提出需要審核的文件資料清單，解釋工人面談的方法和要求，回答工廠代表提出的問(wèn)題等。

二、驗(yàn)廠流程之現(xiàn)場(chǎng)檢查要點(diǎn)

首次會(huì)議后，審核員根據(jù)分工進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查。現(xiàn)場(chǎng)檢查的范圍包括生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)、宿舍、食堂、廁所、門(mén)衛(wèi)及醫(yī)務(wù)室等，主要關(guān)注工廠是否雇用童工或強(qiáng)迫勞動(dòng)，安全、消防及環(huán)保狀況，以及工廠生產(chǎn)運(yùn)作情況。有些客戶驗(yàn)廠時(shí)，還要拍照存檔。審核員一般會(huì)在工人就餐時(shí)間檢查工人食堂，在工人午休時(shí)間檢查工人宿舍，以了解更多的真實(shí)情況。

三、驗(yàn)廠流程之文件審核要點(diǎn)

文件審核是客戶驗(yàn)廠的一個(gè)重點(diǎn)。重要的文件記錄包括工廠簡(jiǎn)介、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、員工守冊(cè)、廠規(guī)廠紀(jì)、招工登記資料、勞動(dòng)合同、工時(shí)記錄、工資制度、工資表、福利政策、安全制度、培訓(xùn)記錄、會(huì)議記錄、安全檢查和演習(xí)記錄等。一般客戶都要檢查全部的人事資料，至少一年內(nèi)的工時(shí)及工資記錄。審核員通過(guò)核算工時(shí)工資記錄的完整性和正確性，確定工資福利是否符合法律要求。文件審核還可以作為評(píng)估一個(gè)工廠的整體管理水平的依據(jù)。

四、驗(yàn)廠流程之工人面談要點(diǎn)

工人面談是大多數(shù)客戶驗(yàn)廠的必經(jīng)程序，往往要求將工人面談在工廠外或者非工作時(shí)間進(jìn)行。工人面談是審核員和工人代表的單獨(dú)談話，旨在了解工人的看法和體會(huì)，了解工廠的管理制度和運(yùn)作情況，以便審核結(jié)果更加真實(shí)和完整。工人面談一般以小組或者一對(duì)一的形式進(jìn)行，不邀請(qǐng)工人管理者代表參加。工人代表一般由審核員親自挑選，而不是由工人指派。

五、驗(yàn)廠流程之管理者代表面談要點(diǎn)

在整個(gè)驗(yàn)廠過(guò)程中，工廠管理者代表都應(yīng)配合審核員進(jìn)行，審核員會(huì)隨時(shí)就有關(guān)的問(wèn)題向管理者代表咨詢和核實(shí)，以便了解工廠的運(yùn)作情況。有時(shí)，審核員還會(huì)安排與管理者代表進(jìn)行單獨(dú)面談，確認(rèn)工廠的政策和做法。

六、驗(yàn)廠流程之末次會(huì)議要點(diǎn)

客戶驗(yàn)廠的最后一個(gè)程序是末次會(huì)議，也有少數(shù)客戶不安排末次會(huì)議。在末次會(huì)議前，審核員會(huì)匯總審核過(guò)程中收集的資料，整理出一份審核結(jié)果。末次會(huì)議主要是向工廠代表通報(bào)審核結(jié)果，指出不合格項(xiàng)及法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求，回答廠方提出的疑問(wèn)。

驗(yàn)廠的準(zhǔn)備和應(yīng)對(duì)

一、前期準(zhǔn)備

1. 盡早向客戶要Audit的check list（驗(yàn)廠清單）。

最好在客戶來(lái)公司Audit前一個(gè)月拿到，發(fā)給品質(zhì)部門(mén)，讓他們完成自我評(píng)價(jià)（Self-assessment）。

注意：自己必須先弄清楚客戶的要求，如是否需要遞交Evidence？是否必須英文版本？要求的完成日期？準(zhǔn)確地傳遞給品質(zhì)部門(mén)，并及時(shí)跟進(jìn)。

2. 盡早向客戶要他們的行程安排（Agenda），制作成公司內(nèi)部Agenda，發(fā)給各相關(guān)人員。需要跟各相關(guān)人員確認(rèn)以下事宜：

2.1 到時(shí)候用誰(shuí)的電腦？
2.2 哪些人參加？
2.3 誰(shuí)當(dāng)主持? 誰(shuí)講解公司介紹等等？
2.4 參觀工廠時(shí)哪些人必須陪同及參觀路線？（參觀時(shí)間盡量安排在工作時(shí)間，如需延后，提前通知行政部、生產(chǎn)部）
2.5 哪些人陪客戶用餐？
2.6 去哪里用餐？

二、驗(yàn)廠前一周的準(zhǔn)備

1. 與行政部共同制定詳細(xì)的接待方案

1.1 車接送

A. 從機(jī)場(chǎng)接客戶：提供客戶航班信息給行政部，制作接機(jī)牌。駕駛員聯(lián)系方式，接機(jī)用車車牌號(hào)。
B. 往返酒店與公司：酒店名稱與地址，駕駛員聯(lián)系方式及車牌號(hào)，早上酒店大廳集合時(shí)間。
C. 往返飯店與公司：飯店名稱與地址，駕駛員聯(lián)系方式及車牌號(hào)。
D. 送客戶到機(jī)場(chǎng)：提供客戶航班信息給行政部，安排合理的時(shí)間送客戶去機(jī)場(chǎng)。駕駛員聯(lián)系方式及車牌號(hào)。

1.2 安排客戶食宿

A. 酒店住宿預(yù)訂。需告知客戶酒店名稱、地址、電話、費(fèi)用，提供預(yù)訂確認(rèn)單。（如果客戶來(lái)訪時(shí)間恰逢當(dāng)?shù)氐胤绞⑹?，如各類展?huì)會(huì)，酒店預(yù)訂會(huì)很緊張，要在客戶確認(rèn)行程后就預(yù)訂酒店。）
B. 午餐及晚宴，提前領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)好，并預(yù)訂。最好了解一下客戶所在國(guó)家的飲食習(xí)慣

1.3 其他：制作桌牌、提供滾動(dòng)歡迎詞給行政部、準(zhǔn)備紀(jì)念品，準(zhǔn)備小禮品

2. 與品質(zhì)部技術(shù)部共同探討客戶可能會(huì)提到的問(wèn)題

針對(duì)客戶已采購(gòu)、或已經(jīng)送樣品的產(chǎn)品，和技術(shù)、品質(zhì)相關(guān)人員討論有哪些需要注意的問(wèn)題。如：

①. 目前有哪些量產(chǎn)，送樣品，項(xiàng)目前期開(kāi)發(fā)階段的問(wèn)題
②. 之前如果發(fā)生過(guò)投訴，現(xiàn)在是否已經(jīng)改進(jìn)？
③. 客戶是否提出過(guò)特殊要求？
④. 客戶參觀工廠時(shí)，哪些是重點(diǎn)，哪些不需要看，哪些不能看？
⑤. 客戶可能會(huì)提出哪些問(wèn)題，如何應(yīng)答？
⑥. 現(xiàn)場(chǎng)文件、SOP的檢查。