發(fā)開發(fā)信是很多外貿(mào)人員開發(fā)客戶的基本手段。
開發(fā)信,就是發(fā)給潛在客戶、推廣公司產(chǎn)品的電子郵件。發(fā)開發(fā)信并不是件容易的事情,能否制作一封合格的開發(fā)信,然后正確地發(fā)送都直接影響到開發(fā)信的效果,搞不好事倍功半,甚至做了無用功都是有可能的;反之,事半功倍,客戶源源不斷。
一、寫開發(fā)信常見的若干錯(cuò)誤
1.郵件篇幅過長
客人的時(shí)間很寶貴,每天要收到數(shù)百封郵件。換位思考下,如果一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你,英語表述又不好,還加了好幾M的附件,你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看?
很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng),每天都有幾塊固定的時(shí)間用來處理E-mail,很多長篇大論的郵件,只要不是他的熟人發(fā)的,一般會(huì)被直接刪除,或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
很多采購商,他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2~3秒。重要的郵件,一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù);不是太重要的,會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間,然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。
2.沒有明確的主題
一個(gè)不明確的主題,會(huì)讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了,內(nèi)容要言簡意賅,能直接吸引客人通過主題去點(diǎn)開郵件。至于他看了以后有沒有反應(yīng),就要看實(shí)際情況和內(nèi)容的功力了。所以如何把主題寫好,讓客人知道這是封推銷信,還是要忍不住打開看看,就要根據(jù)實(shí)際情況來判斷了。
3.長篇大論的公司介紹
在開發(fā)信里要不要寫公司介紹呢?這個(gè)要視具體情況而定。如果你的公司有突出的優(yōu)勢,可以寫,但是最好一筆帶過就可以了。可以這樣寫:We supply Vacuum Tube Solar Water Heater with high quality at competitive price.Hope to cooperate with you!
簡單一點(diǎn),一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn),吊起對(duì)方的興趣,讓他反過來問你各種問題,你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你會(huì)發(fā)現(xiàn),很少有客人每封郵件都長篇大論的,即使有,也是極少數(shù)的特例,或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。
4.愛炫耀英文水平
有些外語水平高的外貿(mào)業(yè)務(wù)員喜歡把文字寫得很出彩,各種語法從句層出不窮,還喜歡用冷僻詞,讓人理解都需要老半天。
真正的高手是要把最復(fù)雜的東西用最簡單的文字表達(dá)出來的,全部用最簡單的句子、最簡單的詞匯,讓小學(xué)生都能看懂。需要多學(xué)多模仿客人的郵件,用最簡單的詞匯來表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是,“簡單,簡單再簡單”,能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對(duì)不用兩個(gè)詞或短語,能用一句話寫清楚的,絕對(duì)不寫兩句。只要做到“簡潔、清楚、準(zhǔn)確”,就是一封好的E-mail。
5.喜歡用奇奇怪怪的字體
很多人為了追求醒目,總喜歡用很夸張的字體、顏色,甚至放大、加粗,再用斜體等。經(jīng)常給老外寫E-mail的人會(huì)發(fā)現(xiàn),客人很少會(huì)用奇怪的字體或者粗體,甚至全部大寫來寫郵件,除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人,我還沒遇到過別的喜歡用奇特字體的客戶。
歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種:Arial、Verdana、Calibri、Times New Roman,也有一些用Tahoma字體的,但相對(duì)少一點(diǎn)。一部分臺(tái)灣和香港客人會(huì)用PMingLiU這種字體。至于顏色,一般都是黑色或者藍(lán)色。
字體、字符、字號(hào)一定要統(tǒng)一,除非特別強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容,不要用特殊顏色和形體。一般客人在郵件里特別加粗、大寫,或者用紅色標(biāo)注的,肯定是特別強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容。比如有個(gè)客人的郵件如下:
Dear C,
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio
這就很明顯了,客人用大寫的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào),必須周末前寄出。這封郵件很簡單,可能你不太容易忽視,但是如果一封很長的郵件,里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時(shí)候,突然加了一句要你周末前寄樣品,是很容易被忽略的。
6.段落之間不隔行
段落之間不隔行的開發(fā)信也容易看得人頭昏眼花,字全部都湊在一起,讀起來太累,也就不會(huì)讀了。
7.主動(dòng)語態(tài)用得太多
英文信函中,如果你仔細(xì)琢磨老外的行文方式,很少會(huì)充滿We、I之類的人稱,相反要多用被動(dòng)語態(tài)。
比如說,我們明天會(huì)寄你樣品。中國人喜歡說We’ll send you the samples tomorrow。這句話沒錯(cuò),語法正確,意思清楚,但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會(huì)這樣寫Samples will be sent to you tomorrow。用得是被動(dòng)語態(tài),人稱就沒有了。
8.經(jīng)常會(huì)問一些毫無意義的話
比如Do you want our products?這句話被我列為最無用疑問句排行榜第一名。如果客人說No,你怎么回復(fù)?本身你是去推銷的,你希望客人感興趣,你要引起客人的興趣。這句話就等于一下子就把客人逼到了絕路上,一定要說是或者否。
還有諸如Are you interested in our products? Are you sourcing for×××?How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 這些都是毫無意義的話。
再比如說“我知道你有固定供應(yīng)商,但請(qǐng)你保留我的郵件,也許你有一天用得上……”,這類的話都可以刪掉。最好的辦法就是什么都不寫,但是讓他有那么一刻的猶豫,是不是先存一下這封郵件。這就是你字里行間需要把握的地方。
開發(fā)信還是要直接一點(diǎn),告訴客人你是誰,你做什么,你的優(yōu)勢在哪里。只要清楚表述出這三點(diǎn),就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。
9.喜歡用附件和圖片
附件和圖片并不是不好,但是第一次發(fā)開發(fā)信的時(shí)候如果有附件或者插入了圖片,很容易被國外的服務(wù)器攔截。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單,或者打包很多產(chǎn)品圖片,或者發(fā)電子樣本給客人,這樣的成功率并不高,不是被默認(rèn)為垃圾郵件,就是直接被客人刪了。只有一種情況除外,當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢價(jià)的時(shí)候,那你回復(fù)的時(shí)候,就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。
第一次聯(lián)系客人的時(shí)候最好全文本,不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。即使收到客人詢價(jià)后第一次報(bào)價(jià),如果不是客人指定,盡量避免用excel或word附件,最好是直接在郵件里寫明??梢赃@樣寫:
Item: Solar lantern with soft handle
Model No.: HBC-294847/KTDescription: …… (把詳細(xì)的規(guī)格寫清楚)
Package: color box
MOQ: 1 000 pcs/ctn: 20 pcs/ctn
Size: 50*40*60cm
GW/NW: 20kg/18kg
Q'ty/20': ……pcs; Q'ty/40': …… pcs
Loading port: Shenzhen
Payment terms: T/T,L/C,D/P,etc.
Valid time: 60 days
FOB Shenzhen: USD2.39/pc
CIF Valencia: USD2.45/pc
以上是舉例寫的,只是想說明一點(diǎn),報(bào)價(jià)單少用,盡量用文字描述清楚,然后在附件里添加一張500K以下的清楚圖片就可以了。這樣做的好處是,避免很多犯懶的客人不去點(diǎn)開附件中的word或excel報(bào)價(jià)單,防止客人把你的報(bào)價(jià)單隨便轉(zhuǎn)給別人套價(jià)格。如果客人要你報(bào)很多款產(chǎn)品,沒法全部在郵件里寫清楚的時(shí)候,那就只能用word或excel做報(bào)價(jià)單了,但是最好在完成的時(shí)候生成PDF格式,這樣就不容易改。因?yàn)楹芏嗬贤獗容^懶,你辛辛苦苦花了大半天時(shí)間做個(gè)完整的報(bào)價(jià)單給他,他只要?jiǎng)h掉其中price這欄,就會(huì)把它轉(zhuǎn)給別的供應(yīng)商報(bào)價(jià)。
10.喜歡插入U(xiǎn)RL鏈接
很多朋友在寫開發(fā)信的時(shí)候,總是會(huì)在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址,或者在簽名的下面加上鏈接,這樣做的話,同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截。最好在客人回復(fù)后,第二次給他寫郵件的時(shí)候插入這些。
11.語氣過于生硬
其實(shí)郵件本身是比較死板的,在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼,和面對(duì)面的交談或者電話溝通是完全不一樣的??匆痪湓?ldquo;Pls give me reply today”,這句話如果面對(duì)面講,客人不會(huì)覺得有什么問題,會(huì)很高興說OK,或者NO problem;如果電話里說,也不會(huì)有大問題;但如果放在郵件里,是不是略微生硬了一點(diǎn)呢?如果改成“Could you give me reply today?”用的是疑問句,加上could、help這樣的字眼顯得十分委婉,但是又明確表達(dá)了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好嗎?
所以“please、help、kindly、could、thank you、appreciate”這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了,偶爾客套一下即可。
12.郵件發(fā)送時(shí)間及頻率
那些奮戰(zhàn)在周末的外貿(mào)SOHO辛苦了,但是,我建議你們別再在周六日發(fā)開發(fā)信了,不是說完全沒有機(jī)會(huì),但是能得到回應(yīng)的概率太低了。那些兩三天一封,甚至一天一封,一天不止一封開發(fā)信的,收到過幾次之后,一般會(huì)被拉到黑名單,無他,太煩了。
二、如何寫出一封實(shí)用的開發(fā)信
1.使用正確的郵件主題
開發(fā)信最重要的一點(diǎn)就是郵件的標(biāo)題,好的標(biāo)題能提升20倍的回復(fù)率。不論你是賣什么或是推廣什么,第一步就是吸引訂閱者的興趣,而不是讓人隨手刪掉。正確的主題能夠吸引收件人打開你的郵件,錯(cuò)誤的主題會(huì)讓你錯(cuò)過機(jī)會(huì)。不要用公司名稱或其他亂七八糟的詞匯,就用你的產(chǎn)品名稱或者收件人做的產(chǎn)品的名稱,外加你最大的優(yōu)勢,每個(gè)單詞的第一個(gè)字母大寫,不要全用大寫或小寫,例如:Newest Styles Baby Clothing。
我們每天也會(huì)收到很多別人的開發(fā)信,不要直接刪除。我們完全可以研究、學(xué)習(xí)別人開發(fā)信的寫法,好的地方可以借鑒,不好的地方就避免,這樣慢慢就會(huì)提高制作開發(fā)信的水平。
2.使用適當(dāng)?shù)姆Q呼
如果知道收件人的名字,就可以使用Dear ××之類的稱呼,如果不知道收件人的名字,可以直接使用Hi或者Hello,不要用Dear Sir or Madame之類的模糊統(tǒng)稱。
3.郵件的第一句話一定要能引起收件人的興趣
郵件的第一句話要寫得精彩,以便讓收件人能夠有興趣讀下去。至于如何讓收件人感興趣,那就要你根據(jù)買家的需求,總結(jié)你所能為買家提供而他所不能拒絕的東西。用一句話來表明你可以向他提供他所需要的東西,不要